Kat malikleri ve yöneticiler açısından en önemli konulardan biri yönetimin şeffaflığı ile ilgili konulardır. Her zaman yönetilen kesim kendisini yönetenin ya da yönetenlerin şeffaf, hesap verilebilir, ölçülebilir, denetlenebilir bir şekilde işlemler yapmasını ister. Peki site yönetimlerinde bu nasıl mümkün olur?
Kat maliklerinin şeffaflık konusunda en çok önem verdiği husus gelir ve giderlerin açık, hesap verilebilir şekilde gerçekleştirilmesi hususudur. Bu konuda da en önemli sorumluluğun yönetici/yönetim kurulunda olduğu bilinmektedir.
Kat Mülkiyeti Kanunu düzenlemeleri uyarınca yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısıyla o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür. Kat maliklerinin yarısı isterse, bunların arsa payları ne olursa olsun yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden isteyebilir.
Diğer yandan yöneticinin görevlerinden biri de işletme projesi hazırlamaktır. Bu projede özellikle bir yıllık dönemde tahmini olarak gelir ve gider tutarlarına, tüm giderlerden her bir kat malikine düşecek tahmini miktara (aidat) ve (gerekli ise) avans tutarlarına yer verilmesi bir zorunluluktur.
Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara (kiracılara), imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında karar verilir, gerekirse yeni bir işletme projesi hazırlanır. Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, icrai işlem yapılabilecek belgelerden sayılır. Diğer bir ifadeyle kesinleşmiş bir işletme projesine istinaden ödemelerini zamanında yapmayan ya da hiç yerine getirmeyen kişilere cebri icrai işlem (haciz vb.) yapılabilir.
Bu düzenlemeler şeffaf yönetimin oluşturulabilmesi için işletme projesinin önemini anlamak açısından önem arz etmektedir. Yöneticilerin işletme projesi hazırlarken aylar itibariyle bir bütçe hazırlamasında fayda vardır. Her bir ayın masraflarının öngörülebilmesi için de geçmiş yıl bütçelerinden yararlanılması ya da yeni bir bütçe oluşturulması söz konusu ise ortalama/emsal bedel yöntemlerinden yola çıkılması bütçenin daha sağlıklı olmasına neden olacaktır. Yine bütçe oluşturulurken olası olağandışı giderler için de bir miktar gelir tahsis edilmesinde yarar bulunmaktadır. Giderlerin tahmini her bir kat maliki başına ne kadar aidat ödemesi çıkacağını da belirginleştirir. Böylece işletme projesine itiraz olasılığı azaltılmış ve alınan kararlar ile olağan giderlerin nasıl karşılanacağı net bir şekilde ortaya konulmuş olur.
İyi hazırlanmış bir işletme projesi karşısında yöneticiler her zaman için hesap verebileceği gibi olağan dışı ve bütçe hazırlanırken öngörülemeyen ya da mücbir sebepler nedeniyle ortaya çıkan giderleri de açıklamak daha kolay olacaktır. Bütçe dışındaki olağan dışı harcamaların nedenleri ortaya konularak gerekli harcamalar tevsik edilerek şeffaf yönetim sağlanması konusunda büyük adımlar atılmış olunur. Ayrıca gerek olağan giderler gerekse olağandışı giderler mutlaka belgelenmelidir. Belgeler de saklanmalı ve yeri geldiğinde ibraz edilmelidir.
Şeffaf yönetim ile ilgili önemli konulardan biri de kat malikleri kurulu toplantılarının dikkatli bir şekilde sürdürülmesidir. Toplantı yeter sayılarının sağlanması, toplantı günlerine ilişkin bildirimlerin zamanında yapılması, toplantıların hukuki şartlara göre yapılması ve alınan kararların da uygulanması şeffaf yönetim sağlanması açısından önemlidir.
Tabi son olarak iyi bir denetçi/denetim kurulu oluşturulması da şeffaf yönetimin sağlanması açısından elzem bir konudur. Denetçi/denetim kurulunun görevlerini de bir başka yazımıza bırakıyoruz.
